Assistent / Sekretär des Geschäftsführers (w/m/d)
- ADAC Zentrale
- Oberpfaffenhofen
- Berufserfahrung
- Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung
- Technische Berufe (Sonstige)
- Publiziert: 24.10.2024
Wir planen im ersten Quartal 2025 den Standort der ADAC Luftrettung gGmbH von München nach Oberpfaffenhofen zu verlegen.
Deine Aufgaben
- Unterstützung des Geschäftsführers - Du unterstützt unseren Geschäftsführer in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und trägst so maßgeblich zur Effizienz unserer Geschäftsabläufe bei. Du kümmerst dich um das Vertragsmanagement und sorgst dafür, dass alle Vertragsunterlagen ordnungsgemäß verwaltet werden.
- Unterstützung der Prokuristen - Du assistierst unseren Prokuristen der ADAC Luftrettung und sorgst für einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse.
- Termin- und Wiedervorlagenmanagement - Du übernimmst die Vor- und Nachbereitung von Meetings und behältst wichtige Fristen im Blick.
- Korrespondenzmanagement - Du bearbeitest den Posteingang und die schriftliche Korrespondenz der Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache, sowohl digital als auch analog.
- Recherche - Du führst eigenständig Recherchen durch und bereitest die Ergebnisse übersichtlich auf.
- Präsentationen und Dokumente - Du erstellst und bereitest Präsentationen, Dokumente und Vorlagen für Vorstandssitzungen und andere offizielle Anlässe inhaltlich und formal auf. Du führst Protokolle in verschiedenen Besprechungen und sorgst für die ordnungsgemäße Dokumentation der Ergebnisse.
- Organisation und Koordination - Du organisierst sowie koordinierst diverse Sitzungen und Workshops und sorgst für deren reibungslosen Ablauf. Zudem koordinierst und organisierst Du Reisen und übernimmst die Reisekostenabrechnungen. Du empfängst und betreust nationale und internationale Besucher sowie Geschäftspartner professionell und freundlich.
- Beschwerdemanagement - Du dokumentierst und koordinierst die Bearbeitung von Beschwerden und trägst so zur Zufriedenheit bei.
Dein Profil
- Die Theorie sitzt - Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Aus- und / oder Fortbildung, beispielsweise als Management-Assistent, Kaufmann/frau für Büromanagement, Fachmann/frau für Bürokommunikation (m/w/d) oder vergleichbar.
- Berufserfahrung - Du bringst mehrjährige fundierte Erfahrung in der Assistenz oder im Sekretariat für das gehobene Management mit.
- Arbeitsweise - Du bist ein Organisationstalent und behältst auch bei mannigfaltigen Aufgaben den Überblick und die nötige Ruhe.
- Zudem zeichnet Dich Loyalität, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit aus.
- Arbeiten im Team und eine überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft sind für Dich selbstverständlich.
- IT-Kenntnisse – Du verfügst über sehr gute Kenntnisse der MS-Office Programme und kannst diese effizient einsetzen.
- Sprachkenntnisse - Du hast exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse auf C1 Niveau.
- Rundet dein Profil ab - Ein professioneller Auftritt mit der Affinität zum Umfeld der ADAC Luftrettung und Selbstsicherheit sowie beste Umgangsformen runden Dein Profil ab.
Wir bieten
- Attraktive Vergütung
- Gleitzeit
- Job-Ticket & Job-Rad
- Moderne Arbeitsplatzausstattung
- Unternehmenseigene Barista
- Weiterbildung
- ADAC Bewerbermanagement
- 089 7676 4111
